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Besondere Datenschutzerklärung für den Bewerbungsprozess

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten im gesamten Bewerbungsprozesses ist für uns ein wichtiges Anliegen und wir möchten, dass Sie sich beim Besuch unserer Internetseiten sicher fühlen.

Wir, die

smava GmbH

Palisadenstr. 90

10243 Berlin

E-Mail: jobs@smava.de

Internet: https://www.smava.de

sind verantwortliche Stelle im datenschutzrechtlichen Sinne. Es gilt europäisches Datenschutzrecht.

Im Folgenden erläutern wir, welche Informationen wir während Ihres Bewerbungsprozesses erfassen und wie diese genutzt werden.

1. Personenbezogene Daten

Personenbezogene Daten sind Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person. Darunter fallen Informationen wie z. B. Ihr Name, Ihre Anschrift, Ihre Telefonnummer und Ihr Geburtsdatum.

2. Erhebung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten

a) Nutzung der Website

Bei der Nutzung unserer Webseite speichern wir als personenbezogenes Datum lediglich Ihre IP-Adresse in den Server-Logs. Ferner speichern wir standardmäßig weitere technische, nicht personenbezogenen Informationen in unseren Server-Logs, namentlich

  • die Website, von der aus Sie zu unserem Angebot gelangt sind,
  • den Namen Ihres Internet-Service-Providers,
  • Ihr verwendeter Browser und Ihr verwendetes Betriebssystem (jeweils inkl. Versionsangabe)
  • welche Websites Sie innerhalb unseres Internet-Angebots besucht haben sowie
  • Datum und Dauer Ihres Besuches.

b) Bewerbungsprozess

Daneben bieten wir Ihnen auch ein Bewerbungsportal an, in welchem Sie sich für offene Stellen bei smava bewerben können. Wir erheben dabei die folgenden Daten von Ihnen:

  • Personendaten

    • Obligatorische Angaben: Vor- und Nachname,
    • Freiwillige Angaben: Geburtsdatum, Adresse, Schulabschluss und Geschlecht. Letzteres erfassen wir jedoch ausschließlich zu statistischen Zwecken, ohne dies als Einstellungskriterium heranzuziehen.
  • Kommunikationsdaten

    • Obligatorische Angabe: E-Mail-Adresse
    • Freiwillige Angabe: Telefonnummer./ Mobilfunknummer., Faxnummer
  • Auskunftsangaben (von Dritten)
  • Daten über die Beurteilung und Bewertung im Bewerbungsverfahren
  • Daten zur Ausbildung (Schule, Berufsausbildung, Zivil-/ Wehrdienst, Studium, Promotion)
  • Daten zum bisherigen beruflichen Werdegang, Ausbildungs- und Arbeitszeugnisse
  • Angaben zu sonstigen Qualifikationen (z. B. Sprachfertigkeiten, PC-Kenntnisse, ehrenamtliche Tätigkeiten)
  • Bewerbungsfoto
  • Angaben zum Gehaltswunsch
  • Bewerbungshistorie

3. Nutzung und Weitergabe der Daten

Die technischen Informationen, die Sie uns übermitteln, nutzen wir nur zu Sicherheitszwecken und zur Optimierung unseres Angebots.

Die von Ihnen übermittelten personenbezogenen Daten verwenden wir ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Bewerbung für die ausgeschriebene Stelle.

Um Ihnen den bestmöglichen Service anzubieten, arbeiten wir im Bereich der Personalbeschaffung und -verwaltung eng mit unserer Tochtergesellschaft, FFG Finanzcheck Finanzportale GmbH (“Finanzcheck”), zusammen. Finanzcheck ist eine 100%ige Tochter der smava GmbH. Wir und Finanzcheck sind gemeinsam für die Verarbeitung und den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten verantwortlich (Art. 26 DSGVO). Damit Sie im Rahmen dieser gemeinsamen Verantwortlichkeit Ihre Betroffenenrechte einfach und verlässlich wahrnehmen können, können Sie Ihre Rechte aus Ziffer 9 gegenüber allen Unternehmen der smava-Gruppe geltend machen.

Von Ihren personenbezogenen Daten erhalten nur Personen Kenntnis, die in den Bewerbungsprozess involviert sind. Alle mit der Datenverarbeitung betrauten Mitarbeiter sind verpflichtet, die Vertraulichkeit Ihrer Daten zu wahren.

Wir verwenden zum Betrieb unseres Bewerbungsportals und zur Verwaltung Ihrer Bewerbung die technische Lösung “Greenhouse” der Greenhouse Software, Inc. 18 W 18th Street, 11th Floor. Die von Ihnen übermittelten Daten werden in unserem Auftrag von Greenhouse in den USA gespeichert und verarbeitet. Die Speicherung und Verarbeitung erfolgt auf der Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln. Auch wenn dies bereits ein hohes Datenschutzniveau gewährleistet, so kann nicht mit letzter Sicherheit gewährleistet werden, dass europäische Datenschutzstandards im Falle einer sodann durchgeführten Übermittlung personenbezogener Daten in die Vereinigten Staaten von Amerika erfüllt werden, da diese Daten nicht vor staatlichem Zugriff geschützt werden können. Weitere Informationen zu Greenhouse Software, Inc. finden Sie unter: https://www.greenhouse.io/.

Für die Dateneingabe mit Formularen verwenden wir die Dienste von www.jotform.com (JotForm Inc. 1700 Montgomery St, San Francisco, CA 94111, USA). Die über das eingebundene Formular versendeten Daten werden ssl-verschlüsselt zu in Deutschland liegenden Servern der Firma Jotform übertragen und dort gespeichert. Die Speicherung und Verarbeitung erfolgt auf der Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln. Auch wenn dies bereits ein hohes Datenschutzniveau gewährleistet, so kann nicht mit letzter Sicherheit gewährleistet werden, dass europäische Datenschutzstandards im Falle einer sodann durchgeführten Übermittlung personenbezogener Daten in die Vereinigten Staaten von Amerika erfüllt werden, da diese Daten nicht vor staatlichem Zugriff geschützt werden können. Weitere Hinweise zur Verarbeitung von Daten durch JotForm finden Sie unter www.jotform/privacy.

Darüber hinaus geben wir Ihre personenbezogenen Daten nicht an Dritte weiter, es sei denn, Sie haben in die Datenweitergabe eingewilligt oder wir sind aufgrund gesetzlicher Bestimmungen und/oder behördlicher oder gerichtlicher Anordnungen zu einer Datenweitergabe verpflichtet.

Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, an einer Umfrage über Ihre Zufriedenheit mit dem Bewerbungsprozess teilzunehmen. Diese werden durchgeführt, um Ihre Erfahrungen mit dem Bewerbungsprozess nachvollziehen zu können. Die im Rahmen der Umfrage gemachten Angaben werden zu internen Zwecken, z. B. Steuerung und Verbesserung unserer Abläufe verarbeitet. Die Verarbeitung beruht auf Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DSGVO. Die Daten werden in jedem Fall unverzüglich nach Abgabe des Feedbacks anonymisiert, sodass kein Rückschluss auf Ihre Person möglich ist.

4. Aufbewahrung und Löschung der Daten

Ihre Bewerbungsdaten werden sechs Monate nach Abschluss des konkreten Bewerbungsverfahrens automatisch gelöscht, sofern gesetzliche Bestimmungen einer Löschung entgegenstehen, die weitere Speicherung zum Zwecke der Beweisführung erforderlich ist oder Sie einer längeren Speicherung ausdrücklich zugestimmt haben.

5. Talent Pool

Sofern Sie sich entscheiden, in den Talent Pool aufgenommen zu werden, kann das gesamte Unternehmen bei eventuellen Stellenvergaben auf Ihre personenbezogenen Daten zugreifen. Dem Talent Pool kann auf Einladung eines Recruiters beigetreten werden. Falls Sie in eine längere Speicherung Ihrer Daten in unserem Talent Pool eingewilligt haben, werden Ihre Daten für weitere 3 Jahre gespeichert. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit in Textform per E-Mail an an jobs@smava.de mit Wirkung für die Zukunft uns gegenüber zu widerrufen.

6. Einsatz von Cookies

Zur Optimierung unserer smava Website setzen wir sogenannte Cookies ein. Bei einem Cookie handelt es sich um eine kleine Textdatei, die von unserem Webserver auf dem Browser Ihres Endgerätes (z.B. Computer, Smartphone) gespeichert wird. Cookies dienen dazu, unser Angebot nutzerfreundlicher und sicherer zu machen, die Performance unserer Website zu verbessern sowie personalisierte Werbung auszuspielen Wir verwenden sowohl First-Party- als auch Third-Party-Cookies. First-Party Cookies werden von uns gesetzt, Third-Party Cookies hingegen von Drittanbietern.

Dabei setzen wir die folgenden Kategorien von Cookies ein:

  • Erforderliche Cookies (damit alles funktioniert) Diese Cookies sind für die grundlegenden Funktionen der Website unbedingt erforderlich und können in Ihren Systemen nicht deaktiviert werden.
  • Performance Cookies (um die Webseite zu optimieren) Diese Cookies erheben Daten über das Nutzungsverhalten der Webseitenbesucher. Hiermit können wir die Performance unserer Webseite messen und verbessern.
  • Marketing Cookies (Werbung, die zu Ihnen passt) Diese Cookies werden von uns und unseren Werbepartnern verwendet, um personalisierte Werbung anzuzeigen. Wenn Sie diese Cookies nicht zulassen, werden Sie weniger gezielte Werbung erleben.

In den Cookie-Einstellungen finden Sie eine detaillierte Auflistung der von uns verwendeten Cookies, der Sie weitere Information entnehmen können.

Bestimmte Cookies werden nach Beendigung der BrowserSitzung automatisch gelöscht (Session Cookies), andere werden für eine vorgegebene Zeit im Browser gespeichert und löschen sich danach selbstständig (Permanente Cookies). In den smava Cookies werden keine personenbezogenen Daten gespeichert. Mit Ausnahme der erforderlichen Cookies verwenden wir Cookies nur mit Ihrer Einwilligung. Diese können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft in den Einstellungen Privatsphäre (Die Sie im unteren Teil unserer Website finden können) ändern oder widerrufen.

8. Sicherheit

Um den besonderen Anforderungen des Datenschutzes gerecht zu werden, treffen wir alle notwendigen technischen und organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre personenbezogenen Daten vor Verlust und Missbrauch zu schützen.

9. Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Sperrung sowie Widerruf

Sie haben das Recht, von uns jederzeit Auskunft zu verlangen über die zu Ihnen bei uns gespeicherten Daten, sowie zu deren Herkunft, Empfängern oder Kategorien von Empfängern, an die diese Daten weitergegeben werden und den Zweck der Speicherung.

Sie können der Nutzung Ihrer Daten für die vorgenannten Zwecke jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widersprechen. Darüber hinaus sind Sie berechtigt, eine uns erteilte Einwilligung zur Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten (datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung) jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.

Sie haben weiterhin die Möglichkeit, Ihre persönlichen Daten zu berichtigen, durch uns sperren oder löschen zu lassen.

Alle Informationswünsche, Auskunftsanfragen oder Widersprüche zur Datenverarbeitung richten Sie bitte an uns per E-Mail an jobs@smava.de.