Allgemeine Informationen zur Verwendung personenbezogener Daten nach Art. 13 und 14 DSGVO
Die folgenden Datenschutzhinweise gelten für das Jobportal der smava GmbH, Palisadenstraße 90, 10243 Berlin (nachfolgend „smava“ oder „wir“). Sie können unsere Jobangebote über unsere Webseite www.smava/jobs.de einsehen.
Mittels dieser Datenschutzhinweise erfüllen wir unsere Informationspflicht nach den Artikeln 13 und 14 der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass sich die Informationen dieser Datenschutzhinweise ausschließlich auf unsere Job-Webseite beziehen.
Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten hat für smava höchsten Stellenwert. smava erfüllt die strengen Richtlinien des europäischen Datenschutzrechts zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten. Sie sind nicht gesetzlich oder vertraglich dazu verpflichtet, uns Ihre Daten im Rahmen des Bewerbungsprozesses bereitzustellen. Wenn Sie dies jedoch nicht tun, können wir Ihre Bewerbung nicht berücksichtigen.
Das Jobportal wird von der smava GmbH als verantwortliche Stelle betrieben. smava ist für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten nach der DSGVO verantwortlich. Sie können uns unter den folgenden Adressen kontaktieren:
Post: smava GmbH, Palisadenstraße 90, 10243 Berlin
E-Mail: jobs@smava.deInternet: www.smava/jobs.de
Hotline: 0800 0009800 (Servicezeiten: Mo-Fr 8-20 Uhr, Sa 10-15 Uhr)
Unser externer Datenschutzbeauftragter ist
Thorsten Feldmann, LL.M.
Sie können ihn per Post oder E-Mail kontaktieren:
Post:
smava GmbH
Datenschutzbeauftragter
Palisadenstraße 90, 10243 Berlin
E-Mail: datenschutz@smava.de
Allgemeines
Wir erfassen personenbezogene Daten, wenn Sie mit smava in Kontakt treten, eine Bewerbung an uns senden oder unser Bewerbungsformular nutzen. Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Darunter fallen Informationen wie z. B. Ihr Name, Ihre Anschrift, Ihre Telefonnummer und Ihr Geburtsdatum.
Verarbeitungszwecke
Bewerbungsprozess
Über unser Jobportal können Sie sich über Job-Formulare für offene Stellen bei smava bewerben. Wir erheben dabei die folgenden Daten von Ihnen:
Vor- und Nachname
E-Mail-Adresse
Telefonnummer
Standort
Geschlecht (optional)
Daten, die wir Ihrem Lebenslauf sowie weiteren eingereichten Bewerbungsunterlagen entnehmen können, z. B.
Daten zur Ausbildung (Schule, Berufsausbildung, Zivil-/ Wehrdienst, Studium, Promotion)
Daten zum bisherigen beruflichen Werdegang, Ausbildungs- und Arbeitszeugnisse
Angaben zu sonstigen Qualifikationen (z. B. Sprachfertigkeiten, PC-Kenntnisse, ehrenamtliche Tätigkeiten)
Bewerbungsfoto (optional)
Bitte beachten Sie, dass wir sensible Angaben nicht für den Bewerbungsprozess benötigen (z.B. religiöse Überzeugung, ethnische Herkunft), sofern Sie diese Daten freiwillig übermitteln, erklären Sie sich ausdrücklich mit der Verarbeitung einverstanden im Sinne des Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO .
Weitergabe an verbundene Unternehmen
Um Ihnen den bestmöglichen Service anzubieten, arbeiten wir im Bereich der Personalbeschaffung und -verwaltung eng mit unserer 100%igen Tochtergesellschaft, FFG FINANZCHECK Finanzportale GmbH (“FINANZCHECK”), zusammen.
Wir und FINANZCHECK sind im Rahmen der Verarbeitung gemeinsam für den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten verantwortlich (Art. 26 DSGVO). Damit Sie im Rahmen dieser gemeinsamen Verantwortlichkeit Ihre Betroffenenrechte einfach und verlässlich wahrnehmen können, können Sie Ihre Rechte aus § 7 dieser Datenschutzhinweise gegenüber allen Unternehmen der smava-Gruppe geltend machen. Die Verarbeitung im Rahmen der smava-Gruppe beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.
Von Ihren personenbezogenen Daten erhalten nur Personen Kenntnis, die in den Bewerbungsprozess involviert sind. Alle mit der Datenverarbeitung betrauten Mitarbeitenden sind verpflichtet, die Vertraulichkeit Ihrer Daten zu wahren.
Umfragen
Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, an einer Umfrage über Ihre Zufriedenheit mit dem Bewerbungsprozess teilzunehmen. Diese werden durchgeführt, um Ihre Erfahrungen mit dem Bewerbungsprozess nachvollziehen zu können. Die im Rahmen der Umfrage gemachten Angaben werden zu internen Zwecken, z. B. Steuerung und Verbesserung unserer Abläufe, verarbeitet. Die Verarbeitung beruht auf Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DSGVO. Die Daten werden in jedem Fall unverzüglich nach Abgabe des Feedbacks anonymisiert, sodass kein Rückschluss auf Ihre Person möglich ist
Talent Pool
Sofern Sie sich entscheiden, in den Talent Pool aufgenommen zu werden, können wir bei eventuellen neuen Stellenvergaben auf Ihre personenbezogenen Daten zugreifen, um Sie ggf. im Bewerbungsprozess zu berücksichtigen. Ihre Daten werden im Rahmen des Talent Pools für 3 Jahre gespeichert. Die Rechtsgrundlage hierfür ist die Einwilligung der betroffenen Person zur Aufnahme in den Talentpool im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit in Textform per E-Mail an jobs@smava.de mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
Analyse des Besucherverhaltens auf unserer Webseite
Zur Optimierung unserer Website setzen wir sogenannte Cookies ein. Bei einem Cookie handelt es sich um eine kleine Textdatei, die von unserem Webserver auf dem Browser Ihres Endgerätes (z. B. Computer, Smartphone, Tablet etc.) gespeichert wird. Cookies dienen dazu, unser Angebot nutzerfreundlicher und sicherer zu machen, die Performance unserer Website zu verbessern sowie personalisierte Werbung auszuspielen. Dabei können pseudonyme Nutzungsprofile gebildet werden und es kann zu Übermittlungen personenbezogener Daten in Drittländer kommen. Wir verwenden sowohl Erst- als auch Drittanbieter Cookies. Erstanbieter Cookies werden von uns gesetzt, wohingegen Drittanbieter Cookies von ausgewählten externen Partnern verwendet werden.
Dabei setzen wir die folgenden Kategorien von Cookies ein:
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In den Cookie-Einstellungen finden Sie eine detaillierte Auflistung der von uns verwendeten Cookies, der Sie weitere Informationen entnehmen können.
Bestimmte Cookies werden nach Beendigung der Browser-Sitzung automatisch gelöscht (Session Cookies), andere werden für eine vorgegebene Zeit im Browser gespeichert und löschen sich danach selbstständig (Persistent Cookies). In den smava Cookies werden keine personenbezogenen Daten gespeichert. Mit Ausnahme der erforderlichen Cookies verwenden wir Cookies nur mit Ihrer Einwilligung.
Ihre Einwilligung gemäß Art. 49 Abs. 1 lit. a) DSGVO zum Einsatz von Cookies erfasst auch die Datenübermittlung in Länder außerhalb der EU, d.h. Drittländer, die ggf. kein mit der EU vergleichbares Datenschutzniveau aufweisen. Falls personenbezogene Daten dorthin übermittelt werden, könnten insb. Behörden diese gegebenenfalls unter Umständen erfassen und analysieren. Sofern wir Tracking-Technologien von Anbietern einsetzen, die zumindest einen Teil der Datenverarbeitung in den USA oder einem anderen Drittstaat außerhalb der EU oder des Europäischen Wirtschaftsraums vornehmen, haben wir mit diesen Anbietern als Garantien im Sinne des Art. 46 DSGVO EU-Standardvertragsklauseln vereinbart und nach Möglichkeit zusätzliche Maßnahmen getroffen.
Sowohl Ihre Einwilligung für die Datenverarbeitung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO als auch die Einwilligung für die Datenübermittlung in Drittländer gemäß Art. 49 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO können Sie uns über unseren Cookie-Banner bzw. Cookie-Einstellungen erteilen. Dort finden Sie auch nähere Informationen und die Beschreibungen zu den einzelnen Cookies samt den Hyperlinks zu den Datenschutzhinweisen.
§ 3 Empfänger bzw. Kategorien von Empfängern personenbezogener Daten
Wir behalten uns vor, zur Verarbeitung von Daten, externe Dienstleister zu beauftragen. Diese Dienstleister erhalten ausschließlich die personenbezogenen Daten, die sie für die Ausführung ihrer spezifischen Aufgaben benötigen, sie werden in der Regel von uns als Auftragsverarbeiter eingebunden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.
Greenhouse Software Inc.
Wir verwenden zum Betrieb unseres Jobportals und zur Verwaltung Ihrer Bewerbung das technische Recruiting-Tool der Greenhouse Software Inc. (nachfolgend “Greenhouse”). Die von Ihnen übermittelten Angaben aus dem Formular sowie Ihre Bewerbungsunterlagen werden in unserem Auftrag von Greenhouse verarbeitet. Bitte beachten Sie, dass die Verarbeitung auch außerhalb der EU, konkret in den USA, erfolgen kann. Wir haben mit Greenhouse als Garantie im Sinne des Art. 46 DSGVO die EU-Standardvertragsklauseln vereinbart. Zusätzlich nimmt Greenhouse am EU-US. Data Privacy Framework teil. Weitere Informationen zu Greenhouse finden Sie hier.
Perspective Software GmbH
Für die Dateneingabe mit Formularen verwenden wir die Dienste der Perspective Software GmbH (nachfolgend “Perspective”). Die über das eingebundene Formular versendeten Daten werden SSL-verschlüsselt an Perspective übertragen und in einer Datenbank gespeichert. Weitere Hinweise zur Verarbeitung von Daten durch Perspective finden Sie hier.
Cammio GmbH
Zur Durchführung von zeitversetzten Video- sowie Audiointerviews verwenden wir innerhalb unseres Bewerbungsverfahrens die IT-Infrastruktur des Anbieters Cammio GmbH (nachfolgend “Cammio”). Zu Zwecken der Aufzeichnung und Bereitstellung des Videointerviews verarbeitet Cammio personenbezogene Daten. Die Verarbeitung erfolgt insbesondere zu Zwecken der effizienten und übersichtlichen Abwicklung des Bewerbungsprozesses sowie der Bereitstellung einer digitalen Interviewmöglichkeit. Die Daten werden von Cammio ausschließlich zu den genannten Zwecken verwendet.
Das Videointerview erfolgt freiwillig und mit Ihrer Einwilligung. Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO. Weitere Informationen zu Cammio finden Sie hier
TMP Worldwide Germany GmbH (Radancy)
Im Rahmen des Mitarbeiterempfehlungsprogramms nutzen wir die Software der TMP Worldwide Germany GmbH (nachfolgend “Radancy”). Hierbei werden die von Ihnen eingegebenen bzw. hochgeladenen personenbezogenen Daten von Radancy verarbeitet (Vor- & Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Bewerbungsunterlagen). Die Verarbeitung erfolgt insbesondere zu Zwecken der effizienten vollumfänglichen Organisation des Empfehlungsprozesses. Weitere Informationen zu Radancy finden Sie hier.
Weitere Dienstleister
Sofern Dienstleister in diesen Datenschutzhinweisen nicht ausdrücklich namentlich genannt werden, gehören sie zu den folgenden Kategorien:
IT-Dienstleister für technischen Support
IT-Dienstleister für Consent Management
IT-Dienstleister für Hosting
Darüber hinaus geben wir Ihre personenbezogenen Daten nicht an Dritte weiter, es sei denn, Sie haben in die Datenweitergabe eingewilligt oder wir sind aufgrund gesetzlicher Bestimmungen und/oder behördlicher oder gerichtlicher Anordnungen zu einer Datenweitergabe verpflichtet.
Wir erhalten und verarbeiten Daten bzw. Bewerbungsunterlagen, die von den nachfolgenden Bewerbungsplattformen erhoben und an uns übermittelt werden.
Staffery GmbH, Datenschutzhinweise
JOIN Solutions AG, Datenschutzhinweise
HeyJobs GmbH, Datenschutzhinweise
Bitte beachten Sie, dass die Daten bzw. Bewerbungsunterlagen grundsätzlich im jeweiligen Profil der o.g. Bewertungsplattformen verbleiben und nur nach erfolgter Zustimmung des Bewerbers an uns weitergeleitet werden.
Ihre personenbezogenen Daten werden sechs Monate nach Abschluss des konkreten Bewerbungsverfahrens automatisch gelöscht, sofern keine gesetzliche Bestimmungen einer Löschung entgegenstehen, die weitere Speicherung zum Zwecke der Beweisführung erforderlich ist oder Sie einer längeren Speicherung ausdrücklich zugestimmt haben (z.B. Talent Pool).
Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling nach Art. 22 Abs. 1 und 4 DSGVO findet durch uns nicht statt.
Die DSGVO garantiert Ihnen gewisse Rechte, die Sie uns gegenüber – soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen – geltend machen können.
Art. 15 DSGVO – Auskunftsrecht der betroffenen Person
Sie haben das Recht, von uns eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden und wenn ja, welche dies sind, sowie die näheren Umstände der Datenverarbeitung.
Art. 16 DSGVO – Recht auf Berichtigung
Sie haben das Recht, von uns unverzüglich die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen. Dabei haben Sie unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung auch das Recht, die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten – auch mittels einer ergänzenden Erklärung – zu verlangen.
Art. 17 DSGVO – Recht auf Löschung
Sie haben das Recht, von uns zu verlangen, dass Sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, sofern einer der in Art. 17 Abs. 1 lit a)-f) DSGVO genannten Gründe zutrifft und keine Ausnahmeregelung gem. Art. 17 Abs. 3 DSGVO einschlägig ist.
Art. 18 DSGVO – Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Sie haben das Recht, von uns die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen.
Art. 20 DSGVO – Recht auf Datenübertragbarkeit
Sie haben das Recht, im Falle der Verarbeitung aufgrund einer Einwilligung oder zur Erfüllung eines Vertrags, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, und diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch uns zu übermitteln oder die Daten direkt an den anderen Verantwortlichen übermitteln zu lassen, soweit dies technisch machbar ist.
Art. 21 DSGVO – Widerspruchsrecht
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund eines berechtigten Interesses unsererseits oder zur Wahrung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse erforderlich ist, oder die in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, Widerspruch einzulegen.
Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Art. 77 DSGVO i. V. m. § 19 BDSG – Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde
Sie haben das Recht, jederzeit Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, einzulegen, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen geltendes Recht verstößt.
Sollten Sie Interesse an weiteren Details unserer Datenschutzgrundsätze haben, so zögern Sie nicht, uns unter jobs@smava.de zu kontaktieren. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage.
Stand: März 2025